A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe consigo a necessidade de repensar práticas de coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais. Um plano de adequação à LGPD é indispensável para lidar com solicitações de titulares de dados, garantir a segurança dessas informações e cumprir as normas estabelecidas na legislação.
Neste artigo, você verá:
- o que é um plano de adequação à LGPD;
- o passo a passo para elaborar um plano de adequação à LGPD.
O que é um plano de adequação à LGPD?
Um plano de adequação à LGPD é um documento que detalha todas as ações que uma organização deve tomar para garantir a conformidade aos requisitos legais. Ele serve como um guia estratégico que direciona a empresa em sua jornada para minimizar riscos e estabelecer um ambiente seguro para os dados pessoais que ela trata.
Como elaborar um plano de adequação à LGPD?
A elaboração de um plano de adequação à LGPD envolve uma série de etapas fundamentais. Vamos explorar cada uma delas e algumas de suas práticas essenciais:
1. Entenda o contexto da sua organização
Antes de iniciar a elaboração do plano, é crucial entender o contexto específico da sua organização. Isso inclui saber a natureza dos dados que você coleta e processa, a finalidade desse processamento, os sistemas e etapas envolvidos e a cultura organizacional relacionada à privacidade de dados.
As práticas abaixo são indispensáveis para ter uma visão abrangente do escopo do seu plano:
| Analisar os processos internos | Identifique os departamentos, sistemas e fluxos de dados existentes na empresa para compreender a complexidade da situação. |
| Entrevistar os responsáveis | Converse com os responsáveis de cada área que lida com dados pessoais. Entenda como eles coletam, usam e compartilham esses dados em suas operações diárias. |
| Mapear os dados | Utilize ferramentas de mapeamento de dados para identificar onde as informações pessoais estão armazenadas. Isso inclui bancos de dados, servidores, dispositivos móveis e até mesmo arquivos físicos. |
2. Monte um comitê especializado
A conformidade com a LGPD requer conhecimento especializado. Portanto, é recomendável criar um comitê interno composto por profissionais de diferentes áreas para liderar a implementação das ações necessárias. Esse trabalho inclui:
| Identificar os membros-chave | Identifique os profissionais que serão membros do comitê especializado em LGPD. Isso geralmente inclui um representante do departamento jurídico, um profissional de TI, um especialista em segurança da informação e o Encarregado de Proteção de Dados (DPO). |
| Definir responsabilidades | Estabeleça claramente as responsabilidades de cada membro do comitê. Certifique-se de que todos compreendam seus papéis na implementação das medidas de conformidade. |
| Realizar treinamentos | Proporcione treinamento e capacitação para os membros do comitê. Eles precisam estar atualizados sobre os princípios da LGPD e suas implicações. |
3. Verifique as informações tratadas pela sua empresa
O próximo passo para elaborar um plano de adequação à LGPD é realizar uma verificação completa de todas as informações pessoais que sua organização coleta, armazena e processa. Mais do que saber onde estão localizados, é importante entender como eles são utilizados e quem tem acesso a eles.
Ferramentas especializadas, como a DPOnet, podem facilitar muito esse processo, que inclui as seguintes tarefas:
| Identificar os dados coletados | Liste todos os tipos de dados pessoais que sua empresa coleta. Isso inclui informações de clientes, funcionários, fornecedores e outros parceiros de negócios. |
| Documentar os fluxos de dados | Descreva como esses dados são coletados, processados, armazenados e compartilhados em toda a organização. Isso pode envolver a criação de diagramas de fluxo de dados. |
| Registrar a finalidade do tratamento | Documente o motivo pelo qual sua organização coleta cada tipo de dado pessoal. Isso é fundamental para determinar a legitimidade do processamento. |
4. Elabore uma matriz de riscos
Com o mapeamento das informações em mãos, é hora de fazer uma matriz de riscos associados ao tratamento desses dados. Para focar seus esforços nas áreas de maior vulnerabilidade, é importante:
| Identificar os riscos potenciais | Com base no mapeamento das informações, identifique os possíveis riscos de privacidade e segurança dos dados. Isso pode incluir vazamentos de dados, acessos não autorizados e falhas de segurança. |
| Atribuir probabilidades e impactos | Avalie a probabilidade de ocorrência de cada risco e o impacto que teria em sua organização. Isso ajudará a priorizar os riscos mais críticos. |
| Estabelecer medidas de mitigação | Para cada risco identificado, defina medidas específicas de mitigação. Isso pode incluir a implementação de políticas de segurança, criptografia de dados sensíveis e o monitoramento contínuo dos sistemas. |
5. Defina as ações necessárias
Com base na análise de riscos, você deve definir as ações específicas que precisam ser tomadas para mitigá-los. Essa etapa abrange tarefas como:
| Criar um plano de ação detalhados | Especifique as ações que precisam ser tomadas, quem será responsável por cada ação e os prazos para conclusão. |
| Priorizar atividades | Dê prioridade às tarefas mais críticas e que têm maior potencial de impacto nos dados pessoais. Comece com as ações mais urgentes. |
| Implementar políticas e procedimentos | Desenvolva políticas internas relacionadas à proteção de dados e privacidade. Isso inclui aquelas relacionadas à retenção de dados, ao acesso a informações pessoais e à resposta a incidentes. |
Ao seguir tudo que foi abordado aqui, sua empresa será capaz de elaborar um plano de adequação à LGPD que não apenas ajuda a evitar multas e sanções, mas também constrói uma relação de confiança com os clientes, mostrando que ela se preocupa com a privacidade de seus dados.
Contudo, por se tratar de um processo de alta complexidade, é importante contar com apoio de profissionais experientes e ferramentas desenvolvidas especificamente para torná-lo mais ágil e prático.
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