A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma revolução nas práticas de tratamento de informações pessoais e sensíveis no Brasil e redefiniu as regras para inúmeras empresas e setores, incluindo os escritórios de contabilidade. Mais do que uma mera formalidade legal, trata-se de uma mudança fundamental na cultura organizacional.
Neste artigo, você verá:
- os principais impactos da LGPD na contabilidade;
- um passo a passo sobre como fazer a adequação de maneira eficaz.
Quais são os principais impactos da LGPD na contabilidade?
Como os escritórios de contabilidade lidam com informações sensíveis de empresas e indivíduos, isso implica uma série de obrigações que têm impacto sobre a rotina organizacional. As principais implicações da LGPD sobre os processos e a gestão podem ser resumidas nos seguintes aspectos:
Mudança na cultura organizacional
A adequação à LGPD requer uma mudança na cultura organizacional, pois é necessário criar uma consciência geral sobre a importância da proteção de dados e da conformidade com a lei em toda a organização. Isso abrange desde os sócios e gerentes até os funcionários de nível operacional.
Políticas e procedimentos Internos
A aplicação da LGPD na contabilidade exige o desenvolvimento de políticas internas e procedimentos detalhados que descrevam como os dados pessoais são coletados, armazenados, processados e protegidos. Isso inclui a criação de políticas de privacidade e segurança de dados.
Além disso, os funcionários devem ser devidamente treinados para aplicar as melhores práticas de tratamento de dados pessoais. Isso é fundamental para evitar violações e garantir a conformidade contínua.
Nomeação de um encarregado de proteção de dados (DPO)
A LGPD exige a designação de um Encarregado de Dados (Data Protection Officer – DPO) em determinados casos. Esse profissional é responsável por garantir o cumprimento da lei dentro da organização e atuar como ponto de contato para questões relacionadas à privacidade de dados.
Registro de Atividades de Tratamento
É fundamental manter registros detalhados de todas as atividades de tratamento de dados, incluindo o consentimento dos titulares e a finalidade do processamento. Além disso, a LGPD exige que as autoridades e os titulares de dados sejam notificados em caso de violação de dados.
Como implementar a LGPD em um escritório de contabilidade?
A implementação da LGPD em um escritório de contabilidade requer um plano abrangente e estruturado. Neste tópico, você verá um breve passo a passo com as atividades indispensáveis para para auxiliar nesse processo:
1. Educação e conscientização
O escritório deve oferecer capacitações e treinamentos para os funcionários sobre a aplicação da LGPD na contabilidade, explicando os princípios e os requisitos da lei. Isso ajudará a promover uma cultura de proteção de dados dentro da organização.
Além das políticas internas, é importante transmitir informações sobre a LGPD para clientes e titulares de dados que mantêm relacionamento com o escritório.
2. Avaliação geral do uso de dados pessoais
Estabelecer quais dados pessoais serão coletados nos diferentes setores e funções do escritório é determinante na adequação à LGPD. Também é importante ter em mente que a finalidade de uso deles deve ser especificada, ou seja, os titulares precisam ser informados com clareza sobre como eles serão tratados pela empresa.
Toda a coleta de dados precisa ser amparada por uma das bases legais da LGPD e, caso haja necessidade de compartilhamento com terceiros, isso também deve ser feito de forma transparente.
Outro aspecto importante é a necessidade de revisar periodicamente o tempo de guarda dos dados. A implementação de políticas de descarte cuidadosas garante que os dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário e, posteriormente, descartados de forma segura.
3. Verificação e adequação de contratos
A revisão dos contratos de prestação de serviços é um passo crítico para a conformidade com a LGPD na contabilidade. Esse trabalho envolve a inclusão de cláusulas que atendam aos requisitos da lei, as quais devem questões relacionadas à proteção de dados pessoais, responsabilidades e direitos das partes envolvidas.
Em muitos casos, pode ser necessário elaborar novos modelos, portanto, é altamente recomendável que eles sejam submetidos à revisão de um advogado especializado em LGPD.
4. Políticas e avisos de privacidade
A criação e implementação de uma política de privacidade personalizada é um elemento crucial para a conformidade com a LGPD. Sua função é estabelecer as diretrizes internas da organização sobre o tratamento de dados.
Já para o público externo, é necessário formular avisos de privacidade que abordem, por exemplo, informações sobre os cookies de um site.
5. Medidas de segurança
Para implementar boas práticas de segurança e garantir a conformidade com a LGPD, o escritório de contabilidade deve adotar medidas específicas:
- desenvolver políticas de segurança sobre acesso, uso e proteção dos dados pessoais, como requisitos de senha segura, criptografia de dados e restrições de acesso baseadas em funções;
- realizar auditorias regulares de segurança para identificar vulnerabilidades em sistemas, redes e processos;
- manter cópias de segurança e testar regularmente a restauração desses backups para garantir que eles possam ser recuperados em caso de falha ou violação;
- usar soluções de controle de acesso para garantir que apenas funcionários autorizados possam acessar os dados pessoais;
- implementar ferramentas de monitoramento de rede para detectar atividades suspeitas ou não autorizadas que possam indicar uma violação de dados em tempo real.
- ter um plano de resposta a incidentes de dados pronto para ser acionado em caso de violação de dados.
A implementação da LGPD na contabilidade é um processo complexo e contínuo, mas vale lembrar que não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade de fortalecer a confiança dos clientes.
Portanto, é essencial que os escritórios de contabilidade abracem essa mudança e trabalhem diligentemente para alcançar a conformidade total.
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- realizar análise de riscos para o enquadramento legal;
- obter recomendações de Governança e Cultura;
- criar um Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD).
No vídeo a seguir, confira o relato do Marcio Shimomoto, um dos sócios do Grupo King Contabilidade:
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