Mapeamento de Dados em Escritório de Advocacia: Como Fazer

Ao entrar em vigor em 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deixou muitas empresas preocupadas. Se adequar às exigências da nova legislação, no entanto, não é tão complicado — principalmente quando você conta com a solução correta.

Para poder proteger adequadamente as informações dos clientes, de acordo com o previsto na lei, o primeiro passo a se fazer é garantir um mapeamento de dados eficiente. Quer saber como é possível fazer isso em um escritório de advocacia? Então leia este artigo!

O que é mapeamento de dados

Fazer um mapeamento de dados significa entender como é que as informações dos titulares de dados estão circulando dentro da empresa, qual é o caminho que fazem e para que estão sendo utilizadas.

Esse estudo, então, deve ser registrado em um documento que mostra um panorama de como a sua empresa está lidando com esses dados, o que é fundamental para estar de acordo com a LGPD. O ideal é usar uma plataforma digital para fazer esse trabalho, o que facilita a organização e atualização ads informações.

• Leia também: LGPD e GDPR — Principais diferenças e semelhanças

Como mapear os dados de um escritório de advocacia

O primeiro passo para fazer o mapeamento de dados em um escritório de advocacia é pensar na coleta: como e de que forma as informações dos clientes estão sendo coletadas? Além disso, é importante refletir porque esses dados estão sendo coletados. O ideal é que só as informações estritamente necessárias sejam pedidas. 

A próxima etapa é analisar se os dados estão sendo realmente utilizados apenas para o propósito para o qual são coletados. Se um telefone, por exemplo, é requerido para que um advogado possa entrar em contato direto com o cliente, esse telefone não pode ser utilizado para receber propagandas de telemarketing da própria empresa, tampouco, compartilhado com terceiros.

É preciso deixar claro no mapeamento por quanto tempo os dados dos clientes podem permanecer armazenados pela empresa. De maneira geral, o ideal é que eles só sejam guardados enquanto estiverem cumprindo o propósito para o qual foram coletados.

Sendo assim, o documento do mapeamento deve prever o momento da exclusão desses dados quando eles deixam de ser úteis ao objetivo inicial. 

Se interessou pelo assunto? Agora que você já entendeu como fazer  o mapeamento, aproveite para ler também o nosso guia de privacidade de dados para escritório de advocacia. Lá você fica sabendo tudo o que precisa fazer para se adequar à LGPD.