A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabeleceu diretrizes rigorosas para o tratamento de dados pessoais e o ROPA (Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais) se destaca como uma peça-chave para empresas que buscam atender a essas exigências.
Neste artigo, reunimos as principais informações sobre este documento e como elaborá-lo. Confira:
- o que é ROPA;
- qual é a diferença entre ROPA e Data Mapping;
- qual é a diferença entre ROPA e RIPD;
- qual é a maior dificuldade na elaboração do ROPA;
- como facilitar esse processo.
O que é ROPA?
ROPA é a sigla para Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais, um dos documentos exigidos de todos os controladores pela LGPD. Ele está disposto no artigo 37 da norma e também é citado no artigo 30 da GDPR (legislação europeia).
Trata-se de um relatório detalhado que proporciona uma visão abrangente das atividades de tratamento de dados pessoais realizadas por uma empresa, independentemente de seu papel como controladora ou operadora.
Ele permite à organização avaliar, identificar e compreender como os dados pessoais são coletados, utilizados, armazenados e descartados, além de fornecer informações sobre as medidas de segurança adotadas para protegê-os.
É importante ressaltar que o ROPA não é um documento estático. Ele deve ser atualizado sempre que houver mudanças nas atividades de tratamento de dados. Ao elaborá-lo, as empresas não apenas cumprem obrigações legais, mas também fortalecem a confiança dos clientes e parceiros, promovendo uma cultura de privacidade e segurança de dados.
Os itens essenciais de um ROPA podem ser resumidos em:
- detalhes de contato de todas as partes envolvidas no tratamento de dados, incluindo controladores, operadores, sub operadores e DPO (Encarregado de Proteção de Dados);
- especificação clara dos propósitos pelos quais os dados pessoais estão sendo processados;
- descrição detalhada de categorias e tipos de dados pessoais que estão sendo coletados e processados;
- detalhes sobre qualquer transferência de dados pessoais para fora do país, incluindo as medidas adotadas para garantir a segurança deles;
- período pelo qual os dados serão mantidos e informações sobre quando serão excluídos ou tornados anônimos;
- descrição das medidas de segurança técnicas e organizacionais para prevenir violações.
Qual é a diferença entre ROPA e Data Mapping?
O Data Mapping é uma das etapas de elaboração do ROPA. Trata-se de um processo que visa mostrar:
- a entrada dos dados;
- quem os forneceu;
- por onde eles passam dentro da empresa;
- como são armazenados;
- onde são descartados.
Dessa forma, enquanto o Data Mapping registra a trajetória completa dos dados, o ROPA vai ainda mais longe, incluindo informações sobre os responsáveis pelo tratamento e as medidas de segurança adotadas para reduzir o risco de vazamento de dados.
Qual é a diferença entre ROPA e RIPD?
A principal diferença é que o ROPA é um registro completo de todas as operações de tratamento de dados, enquanto o Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD) é um documento mais focado, elaborado apenas para processos que apresentam riscos elevados.
Dessa forma, o RIPD pode ser considerado uma versão mais específica e segmentada do ROPA, criada para atender às situações em que há maiores preocupações com a proteção de dados.
Qual é a maior dificuldade das empresas na elaboração do ROPA?
O trabalho de identificação dos riscos e aplicação de medidas de segurança, embora seja desafiador, é considerado um processo padrão. Por isso, a dificuldade real na elaboração do ROPA reside em obter todos os dados necessários e organizá-los de forma coerente.
O documento segue padrões internacionais rigorosos, como o ISO 27001 e ISO 27701, e requer informações precisas e completas para ser considerado válido e eficaz. Isso envolve não apenas identificar os tipos de dados e suas categorias, mas também detalhes sobre o tratamento, armazenamento, descarte e medidas de segurança associadas.
Como facilitar a elaboração do ROPA?
Para facilitar a elaboração do ROPA, a DPOnet automatiza grande parte do processo, permitindo a entrada automática de dados. Isso evita a necessidade de realizar essa tarefa manualmente, o que pode ser demorado e suscetível a erros.
Além disso, a ferramenta oferece sugestões automáticas para medidas de segurança e cálculos de risco, agilizando ainda mais a adequação do relatório aos padrões exigidos e entregando uma base sólida para o ROPA.
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